Một phần mềm quản lý khách sạn, hay có tên khác là PMS (Property Management System), là một ứng dụng ngày càng hữu ích trong những khách sạn hiện đại, giúp đỡ người quản lý và nhân viên thực hiện nhiều công việc khác nhau. Dù vậy, để có thể đưa ra quyết định đầu tư xây dựng một phần mềm PMS thích hợp, các bạn cần biết rõ phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp trên có khả năng làm được những gì. 1. Hệ thống quản lý khách sạn là gì? PMS một phương án cho phần mềm khách sạn, hỗ trợ một số khách sạn, khu resort và những tài sản tương tự thực hiện nhiều công việc và hoạt động hàng ngày. Hệ thống thường bao gồm các công việc quản lý và quản trị, với các ví dụ như là đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho. 2. Tại sao mỗi khách sạn cần một hệ thống PMS? Một phương án ứng dụng quản lý khách sạn đã trở nên quan trọng bởi thị trường khách sạn hiện đại được phát triển mạnh bởi công nghệ. Với những nguồn đặt phòng có khả năng đến từ các kênh, giá phải được điều chỉnh thông minh cho việc theo dõi doanh số. Quy trình hoạt động từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng, phục vụ, cung cấp dịch vụ,… cho đến khi thanh toán, trả phòng nên được diễn ra đồng bộ, linh hoạt và chuyên nghiệp. Việc này vừa hỗ trợ khách sạn tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại vừa tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Và phần mềm quản lý khách sạn có thể giúp giải quyết với các thách thức đó. Một hệ thống quản lý khác sạn phù hợp sẽ cho phép nhân viên loại bỏ những thủ tục giấy tờ không cần thiết và thực hiện các nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Thêm vào đó, phần mềm có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo. 3. Một số tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý khách sạn là gì? Mặc dù có rất nhiều đơn vị cung cấp ứng dụng PMS trên thị trường, vấn đề quan trọng là nên xác định một hệ thống có nhiều tính năng đúng đắn cho khách sạn của bạn. Sau đây là một trong số tính năng quan trọng nhất của một ứng dụng quản lý khách sạn. a. Đặt phòng Chức năng đầu tiên và cũng là cơ bản nhất mà hệ thống quản lý khách sạn cần có là khả năng xử lý nhiều yêu cầu đặt phòng khách sạn. Một hệ thống đúng đắn sẽ cho phép nhân viên dễ dàng thực hiện các nghiệp vụ đặt phòng bao gồm: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,… b. Dữ liệu khách hàng thị trường công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều phải thiết là hệ thống quản lý khách nên bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng cũng như một số thói quen của họ như: khác hàng đã tới khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng nhiều dịch vụ nào,… Điều này giúp khách sạn có thể xây dựng được một bộ dữ liệu những khách hàng thân thiết cũng như là cơ sở cho một số chiến dịch quảng bá dịch vụ, một số chương trình khuyến mãi đến những khách hàng của mình. c. Tùy chọn thanh toán và hóa đơn Kế tiếp, điều quan trọng là một hệ thống quản lý tài sản nên cung cấp một loạt các tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này cần bao gồm nhiều tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho các đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng phải cho phép một số email xác nhận được gửi nhanh chóng. Thêm vào đó, phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất nên có khả năng làm hóa đơn hoặc biên lai cho khách hàng, để có thể dễ dàng phát hành chúng khi thanh toán hoặc sau khi dùng bất kể dịch vụ khách sạn tính phí nào. d. Báo cáo Cuối cùng, hệ thống quản lý khách sạn cần bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh các báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và những báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc một số quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn. Một phần mềm quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất cần thiết trong lĩnh vực khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm tuyệt vời với yêu cầu của bạn. Nếu quý khách hàng vẫn đang đắn cho chưa biết nên triển khai hệ thống quản lý khách sạn nào thì Ezibee có thể là phương pháp mà một số bạn vẫn đang tìm kiếm bấy lâu nay. 4. Một số tính năng ưu việt của hệ thống quản lý khách sạn Ezibee những tính năng chính của Ezibee: Quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn, Quản lý các bộ phận kinh doanh, lễ tân, thu ngân, bộ phận buồng, Quản lý khách hàng và một số công nợ, Quản lý kho hàng, Thống kê, báo cáo đúng đắn. Ứng Dụng quản lý khách sạn Ezibee quản lý hệ thống đặt phòng thông minh bằng việc tìm kiếm nhanh và đưa ra danh sách các phòng trống, vị trí và giá một số phòng để khách hàng lựa chọn, xử lý các giao dịch đặt phòng hoặc hủy phòng của khách hàng, lưu trữ thông tin của khách hàng và lịch sử đặt phòng của khách. Ezibee giúp người lễ tân có khả năng thực hiện nhận phòng và trả phòng cho khách nhanh chóng, tính hóa đơn và in hóa đơn cho khách hàng, quản lý các khách hàng theo đoàn hoặc khách lẻ, phần mềm còn có thể xử lý những vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng. Hệ thống quản lý tình trạng những buồng, phòng để cập nhật tình hình lên hệ thống thường xuyên, quản lý phòng sạch hoặc phỏng bẩn để lên kế hoạch cho nhân viên dọn dẹp, tránh tình trạng để khách hàng ở phòng không đảm bảo vệ sinh, quản lý tình trạng phòng sau khi khách tới và đi, quản lý các tài sản cố định trong phòng chi tiết. Chức năng quản lý kho chuyên nghiệp hỗ trợ xử lý kiểm kê hàng hóa trong kho bằng các thao tác nhập và xuất hàng. Phần mềm còn có chức năng đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và thông báo cho bộ phận quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, kết xuất báo cáo hàng hóa được dùng những để có phương hướng kinh doanh phù hợp hơn. Hệ thống quản lý khách sạn Ezibee quản lý dữ liệu của khách hàng tỉ mỹ như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với khách sạn, quản lý một số công nợ nếu có, đưa ra định mức và hạn phải thu nhiều công nợ. Phần mềm hiệu quả nhất: phần mềm quản lý bida Tính năng xuất báo cáo cụ thể của Ezibee giúp khách sạn báo cáo tình hình kinh doanh cụ thể cho chủ doanh nghiệp. Báo cáo có thể lựa chọn nhiều số như ca làm việc, nhiều dịch vụ kèm theo, báo cáo về lượng khách nghỉ trong ngày, tình trạng các phòng và còn nhiều vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.
