Bạn đang có muốn kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà nghỉ hay mở rộng quy mô kinh doanh? Bạn muốn tìm tòi về phần mềm quản lý khách sạn và hiệu quả quản lý của nó đối với hoạt động quản lý khách sạn. Bài viết ở dưới Ezibee sẽ chỉ ra một số ưu điểm, nhược điểm của việc quản lý khách sạn bằng excel và hiệu quả quản lý của phần mềm này. Mời các bạn cùng tham khảo. Để có lựa chọn tốt nhất cho vận hành kinh doanh của mình. Chức năng của ứng dụng excel trong quản lý khách sạn, nhà nghỉ Phần mềm excel là một phần mềm bảng tính của Microsoft trợ giúp việc tính toán trở nên tiện hơn. Phần mềm này đã sớm được sử dụng rộng rãi trong các hoạt động kinh doanh từ lâu. Hiện nay, vẫn có không ít khách sạn vừa và nhỏ cài đặt phần mềm này trong công tác quản lý. Dù vậy, với sự phát triển chóng mặt của công nghệ, quá trình quản lý phòng khách sạn với phần mềm excel bộc lộ ra một số điểm bất cập, bao gồm nhiều ưu điểm đã có của phần mềm. Phần mềm excel hỗ trợ quản lý: Check in, check out khách ra vào hàng ngày Nghiệp vụ phòng: Quản lý phòng nghỉ, quan sát tình trạng phòng không quá khó (thông tin khách, thông tin phòng) In hóa đơn riêng cho những dịch vụ, có thể in ngay cho khách Ưu nhược điểm khi quản lý khách sạn bằng excel Ưu điểm Miễn phí, dễ dàng sử dụng: Phần mềm quản lý resort, khách sạn hoàn toàn miễn phí, trợ giúp bạn làm những công việc tính toán thông dụng một hình thức đơn giản. Cho phép in phiếu, chứng từ thanh toán cho mỗi dịch vụ, thanh toán khi check out. Hóa đơn tổng chia thành 2 loại: tổng quát (chỉ nêu các chi phí theo mục lớn, số tổng cộng); loại chi tiết (ghi rõ chi tiết mỗi mục trong mỗi loại dịch vụ, nhóm chi phí) dựa theo yêu cầu của khách hàng. Lưu trữ, tra cứu và tính toán Với các nghiệp vụ không quá phức tạp, phần mềm từ Microsoft giúp bạn lưu trữ số liệu từng ngày, giải những bài toán, tiện lợi cho việc làm báo cáo thống kê, báo cáo phân tích về khách hàng với các bảng biểu bằng các con số chi tiết (đặc điểm khách, luồng khách, doanh thu, lợi nhuận. Nội dung báo cáo sẽ được cập nhật khi thay đổi các tiêu chí báo cáo (thời gian, đối tượng). Tiết kiệm chi phí, hiệu quả doanh thu Phần mềm quản lý khách sạn bằng Excel được dùng khả quan nhất cho các quy mô khách sạn nhỏ dưới 3 sao, dịch vụ đi kèm không nhiều. Nhược điểm Độ bảo mật dữ liệu thấp Khi cài đặt phần mềm quản lý nhà nghỉ bằng excel, thông tin, số liệu có thể đơn giản bị thay đổi, đánh cắp, hoặc tiết lộ ra bên ngoài. Vì chức năng phân quyền không được tích hợp. Và chắc chắn rằng một số chủ kinh doanh đều ý thức được hậu quả của việc đó. Dễ xảy ra sai sót Khi quản lý một khối lượng thông tin quá lớn, độ thích hợp cũng như tốc độ xử lý của phần mềm excel không còn được đảm bảo. Có thể dẫn đến sai sót trên toàn hệ thống và việc khắc phục cực kỳ khó khăn và tốn thời gian. Khó kết hợp với nhiều báo cáo Excel không thể tự động thống kê, tạo ra những báo cáo dựa trên thông tin mà nó lưu trữ. Bởi thế, bạn sẽ phải mất thời gian, công sức, nhân sự cho hoạt động làm báo cáo. Không sử dụng được với khách sạn quy mô lớn Đối với các khách sạn có loại hình từ 3 sao trở lên, tích hợp các loại dịch vụ hơn như nhà hàng, spa, bar… phần mềm excel sẽ không có thể phục vụ hoạt động quản lý nữa. Từ các ưu nhược điểm ở trên, có thể thấy phần mềm excel cơ bản có thể đáp ứng được yêu cầu quản lý khách sạn có ít chuyên môn nghiệp vụ hoặc kinh phí đầu tư ban đầu nhỏ. Đây được coi là phương án ban đầu giúp tiết kiệm chi phí cho nhà đầu tư. Tất nhiên, để tốt nhất hoạt động kinh doanh, mang lại nguồn thu nhập về lâu dài hoặc trong tình trạng khách sạn cần đẩy mạnh số lượng phòng và mở thêm những loại hình dịch vụ thì có thể xem xét vấn đề dùng phần mềm quản lý tối tân hơn. Bạn đã có lựa chọn cho khách sạn của mình chưa? Tìm hiểu thêm: phần mềm quản lý massage
