Khi doanh nghiệp phát triển về quy mô nhân sự hoặc mở rộng bộ phận mới, nhu cầu mở rộng văn phòng là tất yếu. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp băn khoăn: nên thuê thêm diện tích trong cùng tòa nhà (hoặc tòa nhà gần đó) hay chuyển hẳn sang mặt bằng lớn hơn? Mỗi lựa chọn đều có ưu – nhược điểm riêng, và việc ra quyết định sai thời điểm có thể gây gián đoạn vận hành hoặc phát sinh chi phí không cần thiết. Maison Office đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình cho thuê văn phòng, đưa ra phương án mở rộng phù hợp với mô hình tổ chức, ngân sách và chiến lược phát triển trung – dài hạn. 1. Khi nào nên thuê thêm? Doanh nghiệp nên cân nhắc phương án thuê thêm diện tích (expand) trong các trường hợp: Tòa nhà hiện tại vẫn còn diện tích trống liền kề hoặc cùng tầng Quy mô tăng không quá lớn (dưới 30% tổng diện tích hiện tại) Cần mở rộng nhanh trong 1–3 tháng mà không làm gián đoạn vận hành Không muốn thay đổi địa chỉ pháp lý, thủ tục hành chính hoặc bảng hiệu thương hiệu Phương án này phù hợp với các doanh nghiệp theo mô hình phân phòng rõ ràng: bộ phận kinh doanh – kỹ thuật – vận hành có thể chia tách về không gian. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý hệ thống kỹ thuật như điều hòa trung tâm, mạng LAN, PCCC giữa 2 khu vực có tách biệt hay không. Nếu quá rời rạc, việc thuê thêm có thể tạo nên "mảnh ghép chắp vá", khó quản trị. 2. Khi nào nên chuyển sang mặt bằng lớn hơn? Việc chuyển văn phòng sang mặt bằng có diện tích lớn hơn là lựa chọn nên ưu tiên khi: Quy mô nhân sự tăng nhanh trong 6–12 tháng tới Cần tích hợp nhiều bộ phận vào cùng không gian để tăng hiệu quả phối hợp Văn phòng hiện tại không thể mở rộng thêm, hoặc layout không tối ưu Doanh nghiệp cần nâng tầm hình ảnh thương hiệu, tiếp khách ở cấp cao hơn Việc chuyển hẳn sang một văn phòng mới giúp bạn tái cấu trúc toàn bộ không gian – cả về công năng, thiết kế và vận hành. Đây là thời điểm lý tưởng để ứng dụng mô hình hybrid, xây dựng khu vực cộng tác mở, khu họp trực tuyến, nghỉ ngơi riêng biệt… Một số lựa chọn văn phòng trọn gói cũng cho phép doanh nghiệp mở rộng linh hoạt khi tăng nhân sự, bằng cách nâng cấp gói thuê theo thời gian thực mà không cần di dời toàn bộ văn phòng. 3. Những yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn Chi phí đầu tư: Chuyển sang văn phòng mới thường đòi hỏi ngân sách cao hơn: thi công nội thất, chi phí cọc mới, di dời thiết bị, cập nhật pháp lý. Ngược lại, thuê thêm trong tòa nhà hiện tại chỉ phát sinh chi phí thuê tăng lên hằng tháng. Tính ổn định lâu dài: Thuê thêm chỉ nên áp dụng trong ngắn hạn. Nếu bạn biết chắc doanh nghiệp sẽ tiếp tục mở rộng trong 1–2 năm tới, thì giải pháp bền vững là chuyển sang mặt bằng lớn hơn với layout có thể tùy biến. Hình ảnh thương hiệu: Nếu mặt bằng hiện tại đã xuống cấp, thiếu tiện nghi, hoặc không còn phù hợp với định vị doanh nghiệp, hãy coi quá trình chuyển văn phòng là cơ hội nâng cấp hình ảnh, thay vì tiếp tục “vá víu”. Yếu tố nhân sự: Chuyển văn phòng là thay đổi không gian làm việc – ảnh hưởng đến văn hóa nội bộ. Bạn nên tham khảo ý kiến nhân viên, chuẩn bị thông báo rõ ràng và đảm bảo quá trình chuyển đổi không ảnh hưởng tinh thần làm việc. Maison Office - Công ty tư vấn cho thuê văn phòng Website: https://maisonoffice.vn Văn phòng TP.HCM: Tầng 3, ACM Building, 96 Cao Thắng, Phường Bàn Cờ, (Quận 3) TP.HCM Văn phòng Hà Nội: Tầng 1, Tòa nhà AC, 3/78 Duy Tân, Phường Cầu Giấy, (Quận Cầu Giấy) Hà Nội Email: info@maisonoffice.vn
